home_storageBrauchen Sie ein teures DAM? Wahrscheinlich nicht. Anbieter vermarkten zwar gerne lizenzkostenpflichtige DAM-Systeme. Für die meisten Anwendungsfälle reicht aber ein klug konfiguriertes Redaktionssystem, bei dem keine Kosten pro User und Monat anfallen. Ein DAM auf der Basis von Open-Source ist daher oftmals die bessere und kostengünstigere Wahl gerade für Anwendungen mit zahlreichen Benutzern, beispielsweise für Unternehmen mit vielen Standorten, für Verbände mit zahlreichen Mitgliedern, Hochschulen und international tätige NGOs.

In unserer Erfahrung ist das Content Management System (CMS) Drupal besonders nützlich für das Asset Management nicht nur für Websites, sondern auch für Intranet- oder Extranet-Anwendungen. Vorteile dabei sind:

• Alle Assets wie Bilder, Videos, PDF-, Word-, Excel können gemeinsam über eine übersichtliche Oberfläche verwaltet werden.
• Sie können nach Ihren Bedarfen beliebige Felder für ‘Metadaten’ hinzufügen, beispielsweise zu Rechten, Urheberschaft, Zuständigkeiten, verbundenen Prozessen, Produkten oder Organisationseinheiten.
• Alle Assets können nach Metadaten, Stichworten, Produkten oder Sparten gefiltert und in Tabellen angezeigt werden. Auf Wunsch wird die Anzeige auch automatisch pro User personalisiert.
• Ein Rechtesystem erlaubt Ihnen, genau zu steuern, wer was sehen kann. Beispielsweise können Sie Assets auf bestimmte Abteilungen oder Hierarchiestufen beschränken. Oder sie können ausgewählte Assets in einem Extranet auch externen Partnern bereitstellen (z.B. Kunden, Zulieferern oder Marketing-Partnern).
• Bei Bedarf können Sie einen Freigabeworkflow auf die Assets anwenden, der zu Ihren Prozessen passt (beispielsweise Freigabe durch ein Vorstandsmitglied und/oder zuständige Fachleute).
• Über eine Versionierung lässt sich immer nachverfolgen, welche Version eines Dokuments wann galt und wie dieses bearbeitet oder freigegeben wurde.
• Wenn gewünscht, können Anwender alle Assets auch kommentieren,  um Verbesserungsvorschläge zu sammeln. Dadurch werden die Prozesse, die durch die Dokumente unterstützt werden sollen, ständig optimiert.

Drei Beispiele für DAM-Systeme, die wir mit Drupal gebaut haben:

• Die Red Bull Produktdatenbank bietet den Vertriebspartnern jeweils die aktuellen Abbildungen und Produktdaten für die Marketing-Medien. Diese Assets werden in drei Kanälen in Handel, Gastronomie und E-Commerce zielgruppengerecht ausgeliefert.
• Das Integrierte Managementsystem (IMS) für Diakoneo liefert inzwischen tausende QM-Dokumente für die gut 10.000 Mitarbeitenden und zwar personalisiert für die ca. 400 Standorte.
• In das Extranet von Brot für die Welt konnten wir ein mehrsprachiges Dokumenten- und Wissensmanagement integrieren. Die jeweils aktuellen Dateien zu den jeweiligen Programmen werden von Drupal für die internationalen Projektpartner aus einer zentralen Sharepoint-Anwendung bezogen.