Folgender Fragenkatalog hat sich in unserer konzeptionellen Beratung in der Entwicklung von Systemen für Wissensmanagement bewährt. Es handelt sich jeweils um Anregungen, ein maßgeschneidertes Konzept erstellen wir gerne für Ihre Organisation.
1. Ziele und Nutzen
- Welche Ziele verfolgt Ihre Organisation mit dem Aufbau eines WMS?
- Was ist der primäre Nutzen des WMS für Ihre Organisation?
- Was ist der konkrete Nutzen des WMS für Ihre Mitarbeitenden?
- Kann ein direkter oder indirekter Nutzen des WMS für Ihre Kunden beschrieben werden?
- Welche Instrumente des Wissensmanagements nutzen Sie bisher? Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf in Austausch und Sicherung von Wissen in Ihrer Organisation?
2. Inhalte
- Welche Formen von Wissen sollen über das Wissensportal ausgetauscht werden? (Beispiel: Verfahrensanweisungen, Checklisten, Rezensionen von Fachveröffentlichungen …)
- Geht es primär darum, Inhalte über das WMS zu verteilen oder auch darum, innerhalb des WMS kollaborativ mit mehreren Beteiligten neue Inhalte zu generieren?
- Wie kann die Gültigkeit/Verbindlichkeit der Dokumente operationalisiert werden? Gibt es Stufen der Freigabe, Autorisierung oder Verbindlichkeit von Inhalten?
- In welchen Dateiformaten sind diese Inhalte vorhanden?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen sind notwendig? (Passwortschutz, Passwortstärke, automatisches Auslaufen von Accounts, Verschlüsselung, Verzeichnisschutz für Download-Dokumente).
- Inwieweit sollen mehrsprachige Inhalte vom System unterstützt werden? Sollen Inhalte in verschiedenen Sprachversionen angeboten werden? Gibt es eine "führende Sprache", sollen Inhalte z.B. immer zuerst in Englisch oder in Deutsch eingegeben werden und dann sukzessive Übersetzungen ergänzt werden?
3. Team-Funktionen
- Soll es Mitarbeitende-Visitenkarten geben? Aktuelle Kontaktdaten, genaue Angaben zu besonderen Weiterbildungen, Qualifikationen, Erfahrungen und Interessen der Kollegen?
- Soll es Kalenderfunktionen geben? Übersichten mit Fachterminen, Weiterbildungsterminen, Tagungsteilnahmen, Urlauben und Abwesenheiten von Kollegen an den verschiedenen Standorten? Jahresübersichten, Monatsübersichten, Terminlisten? Exportmöglichkeit nach Outlook?
- Blogging‐Funktionen: Mitarbeitende geben regelmäßig Kurzberichte ein, um die Kollegen auf dem Laufenden zu halten? „Shoutbox“ "Chat"Funktion: Kurze Mitteilungen oder Fragen im Kollegenkreis?
- Unterstützung von Gruppen: Inwieweit sollen Arbeitsgruppen oder Fachgruppen unterstützt werden? Offene Gruppen und/oder geschlossene Gruppen?
4. Systematik und Suche
- Gibt es eine etablierte fachliche Systematik, in die alle Inhalte eingeordnet und zugänglich gemacht werden können?
- Welche Formen von Kategorisierungen könnten hilfreich sein? Feste Schlagwortlisten? Von Autoren frei zu generierende Stichworte (‚free‐tagging‘)?
- Welche Such‐ und Filterfunktionen soll es geben?
5. Benutzer: Rollen und Beteiligungen
- Wie viele Mitarbeitende sollen bestimmte Inhalte eingeben und bearbeiten können?
- Wie viele Mitarbeitende sollen bestimmte Inhalte einsehen können?
- Welche Rollen können Sie beschreiben? Redakteure? Freigabe-Befugnisse?
- Wie können Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über neue oder veränderte Inhalte im WMS informieren? Mitarbeiter‐Newsletter? Mitarbeitende könnten bestimmte Fachthemen ‚abonnieren‘?
- Sind für bestimmte Dokumente Lesebestätigungen notwendig? Beispiel: Sie stellen eine neue Verfahrensbeschreibung ein und wollen, dass alle Mitarbeitenden diese binnen 14 Tagen lesen. Das System registriert dann die Lesebestätigung jedes einzelnen und versendet Erinnerungsmails an die Kollegen, die das Dokument noch nicht gelesen haben.
6. Wissensmanagement als Instrument der Kundenbindung / Kundengewinnung
- Kann ein teilweiser Zugriff auf bestimmte Teilinhalte des WMS ein Instrument der Kundenbindung oder Kundengewinnung sein? Sollen gezielt ausgewählte Teile des Wissens auch für Kunden oder die Fachöffentlichkeit zugänglich gemacht werden? Beispiel: Ihre Kunden können von einer Auswahl von Dokumenten eine Zusammenfassung einsehen und ihre Mitarbeiter dann darauf ansprechen. Die Fachöffentlichkeit kann für Dokumente eine kurze ‚Nutzenbeschreibung‘ einsehen. Diese macht Fachleute neugierig und zu motiviert diese, Ihre Kunden zu werden.
- Kann das WMS Ihren Seminarbetrieb oder Tagungen unterstützen? Z.B. könnte eine Online-Anmeldefunktion integriert werden. Registrierte Teilnehmende könnten dann vorbereitende Dokumente zu den Seminarthemen einsehen und nach der Veranstaltung die Dokumentationen, Präsentationen oder Vorträge herunterladen.
- Wäre ein kostenpflichtiger Bereich für Kunden eine sinnvolle Anwendung? Gegen eine monatliche Abonnementszahlung könnten Kunden auf bestimmte Ressourcen zugreifen. (Alternative: ‚pay-per-use‘: Registrierte Kunden können einzelne Dokumente aufrufen, Kostenrechnung wird automatisch vom System generiert und zugestellt).
- Könnte aus dem WMS ein Kunden-Newsletter als Instrument der Kundenbindung generiert werden?
7. Planung
- In welchem zeitlichen Horizont planen Sie ein System für Wissensmanagement?
- Welche Entwicklungsstufen oder Meilensteine können ggf. definiert werden?
- Welche zeitlichen/personellen Ressourcen planen Sie, in ein WMS zu investieren? (Beauftragte Mitarbeiter/‐innen, zeitlicher Umfang der Delegation zum Aufbau des WMS)?
- Welche externen Leistungen benötigen Sie? Beratungsleistungen, die genaue Beschreibung, Planung und Implementierung eines technischen Systems sowie Schulung und Support für Ihre Geschäftsstelle und Ihre Mitarbeitenden.
