Leitfragen für die Konzeption eines integrierten Intranet-Systems
Um ein passendes Intranet-System zu finden, ist es entscheidend, alle Anforderungen für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu bedenken. Das Ziel sollte ein ‚integriertes Intranet‘ sein, das alle Intranet-Funktionen in einer Benutzeroberfläche abdeckt. So werden verschiedene kostenträchtige ‘Inselsysteme’ vermieden bzw. ersetzt (z.B. ein ‘Social Intranet’ zusätzlich zu einem getrennten QM-System, einem aufwendigen HR-System und einem teuren DMS).
Diese Checkliste soll helfen, eine schriftliche Leistungsbeschreibung für Ihr integriertes Intranet-System zu erstellen. Dieses Planungsdokument unterstützt
- die konzeptionelle Klärung und Planung eines Intranet-Systems,
- die Auswahl eines geeigneten Intranet-Systems und
- die Ausschreibung der Realisierung unter verschiedenen Anbietern.
Übersicht Checkliste:
- Kurze Vorstellung Ihrer Unternehmung
- Ziele des Intranet
- Design
- Personalisierung
- Bereich “News/Meldungen”
- Bereich “Termine / Kalender”
- MA-Profile und - Verzeichnisse
- Vorstellung von Organisationseinheiten
- Wissensmanagement und Verbesserungsmanagement
- Workspaces
- Social Intranet-Funktionen
- Newsletter
- Prozesse im Intranet
- Qualitätsmanagement
- Medien- und Dokumenten-Management (DMS)
- Rollen und Rechte
- Weitere Nutzergruppen / Extranet-Funktionen
- Schnittstellen
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Kurze Vorstellung Ihrer Unternehmung (für Lösungsanbieter)
- Was ist der Unternehmenszweck?
- In welchen Branchen sind Sie aktiv? Was sind Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen?
- Anzahl Mitarbeitende (MA) und Berufsgruppen?
- Unternehmenssitz und Standorte?
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Ihre Ziele für das Intranet
- Was sind strategische Herausforderungen und Ziele der Unternehmung für die nächsten Jahre?
- Welche Ziele werden mit der Einführung bzw. Erneuerung des Intranets verfolgt? (z.B. “Schnelleres Onboarding neuer MA”, “Mitarbeiterbindung” usw.)
- Welchen Nutzen soll das Intranet für die MA haben? (z.B. “Informationen, Ansprechpartner und Dokumente schneller finden”, „effiziertes Onboarding“)
- Welches Verhalten soll das Intranet bei den MA erreichen? (z.B. “Dialog und Kooperation zwischen den verschiedenen Sparten”)
- Welche Emotionen soll das Intranet vermitteln? (affektive Ziele wie "positive Identifikation mit der Unternehmung”, “sich bei seinen Aufgaben wahrgenommen und unterstützt fühlen”)
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Design
- Was schwebt Ihnen gestalterisch vor? (Leitgedanken wie z.B. “Focus auf Fotos” oder “viele Informationen auf einen Blick zugänglich machen” oder „Cockpit für Projekte und Prozesse“)
- Wieweit soll sich das Intranet-Design an Ihrer Website orientieren? Worin soll es sich gestalterisch unterscheiden?
- Gibt es Beispiele für Intranet-Systeme oder in Social Media Plattformen, an denen Sie sich gerne orientieren möchten?
- Was ist beim Corporate Design formell zu beachten? (ggf. bitte CD-Manual anhängen)
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Personalisierung der Inhalte für Mitarbeitende
- Welche Inhalte sollen pro User*in personalisiert werden, z.B. Startseite, Meldungen, Termine/Kalender, QM-Dokumente …? (Ziel: Eine individuell attraktive und relevante Auswahl der Inhalte für jeden User.)
- Sollen Inhalte automatisch nach Sparte/Arbeitsfeld/Standort gefiltert werden? (“News aus meinem Department", “QM-Dokumente für meine Produkte”.)
- Sollen MA die Inhalte proaktiv personalisieren können? (z.B. ‘Themen abonnieren’.)
- Wie soll insbesondere die Startseite personalisiert werden? (z.B. “Meine Kontakte”, “Meine Dokumente”, “Meine QM-Prozesse” usw.)
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Bereich “News/Meldungen”
- Welche Inhalte bzw. (Eingabe-)Felder? (z.B. Unterschrift, Teaser, Foto, Downloads usw.)
- Welche Medien sollen dabei unterstützt werden? (Audio, Video …)
- Wie soll eine größere Anzahl von Fotos präsentiert werden, z.B. bei einem Bericht über eine Veranstaltung? Fotogalerie? Lightbox?
- Kommentare und Dialog-Optionen z.B. "Like"/"Empfehlungen" von Inhalten
- Lesebestätigung bei dienstlichen Mitteilungen? Durch alle MA oder bestimmte Gruppen? Nachverfolgung und Dokumentation von Lesebestätigungen? Erinnerungsmails bei nicht-erfolgten Lesebestätigungen?
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Bereich “Termine / Kalender”
- Welche Felder werden gewünscht, zusätzlich zu den Felder einer Meldung, z.B. Datum/Uhrzeit?
- Veranstaltungsorte, Koordinaten, Maps-Einbindung …
- Ist eine Anmeldefunktion gewünscht? Einfache ‘Ein-Klick-Anmeldung’ oder komplexere Anmeldungen z.B. mit Verpflegungswünschen? Automatische Erzeugung von Teilnehmenden-Listen?
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MA-Profile und -Verzeichnisse
- Welche dienstlichen Informationen sind für eine persönliche Profilseite vorgesehen? (z.B. Name, Funktion, Organisationseinheit, Zuständigkeiten wie beispielsweise “Ansprechpartner für …” oder “Brandschutzbeauftragte Standort X”)
- Welche freiwilligen, persönlichen Informationen sollen User selbstständig eingeben können? (z.B. Fotos, Ausbildungen/Studiengänge, Qualifikationen und Fortbildungen, Sprachkenntnisse usw.)
- Welche Such- und Filtermöglichkeiten soll es geben? (z.B. “Alle Brandschutzbeauftrage”, "Ersthelfer im Standort A” oder “Alle MA im Department X mit Sprachkenntnissen in Spanisch”)
- Soll es einen Geburtstagskalender oder einen Kalender mit Firmenjubiläen geben?
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Vorstellung von Organisationseinheiten, Stabsstellen und zentrale Dienste
- Welche Seiten braucht es, um Organisationseinheiten und deren Angebote/Dienstleistungen darzustellen? (z.B. Seite zu HR, R&D, QM, Stabsstellen, jeweils mit Dienstleistungen und Prozessen)
- Wie sollen interne Ansprechpartner zugänglich gemacht werden, z.B. für Corporate Design, Reisekosten oder HR?
- Wie werden aktuelle Kontaktinformationen und Zuständigkeiten aus den Profilen eingebunden?
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Wissensmanagement und Verbesserungsmanagement
- Welche Wissensmanagement-Prozesse sind gewünscht? Wie sollen Kenntnisse gesammelt, dokumentiert und weitergegeben werden? (z.B. Themenartikel mit Wiki- und Dialog-Funktionen, Verschlagwortung, Suchfunktionen, Dokumentation von personenbezogenen Expertisen und Fortbildungen)
- Wie soll ein Verbesserungsmanagement implementiert werden? (z.B. “Ideen-Center” mit einem transparenten Bearbeitungsworkflow, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand, damit gute Ideen nicht durch unklare Zuständigkeiten in einer komplexen Organisation verloren gehen)
- Soll es ein alphabetisches Verzeichnis mit Stichworten und allen Prozessen, Dokumenten und Ansprechpartner*innen geben? (z.B. alphabetisch von “Arbeitsschutz”, “Büromaterial”, “Compliance”, "Datenschutz" bis zu “Zeiterfassung”) Dieses ist oft ein wichtiges Instrument des Onboardings, um neuen MA eine schnelle Orientierung anzubieten.
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Gruppenarbeitsbereiche / zugriffsgeschützte “Workspaces”
- Für welche Inhalte und Funktionen soll es zugriffsgeschützte “Workspaces” geben? (z.B. interne News, Diskussionen, Termine, Dokumente nur für Mitglieder einzelner Gruppen)
- Soll es eine automatisch erzeugte Gruppe für Führungskräfte geben?
- Welche Typen von Gruppen soll es geben, z.B. halboffene Gruppen (Mitgliedschaft kann angefragt werden), geschlossene Gruppen (Gruppen sichtbar, aber nicht offen) und versteckte Gruppen (erscheinen nicht in Gruppen-Übersichten)?
- Soll es Gruppen-Newsletter geben? Automatische Erzeugung von Newslettern mit allen neuen Inhalten (z.B. wöchentlic
- ? Manuelle Erzeugung von Gruppen-Newslettern durch Gruppen-Administratoren?
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“Social Intranet”-Funktionen
- Welche weiteren Social-Funktionen sind gewünscht, z.B. Kommentieren, Photo-Sharing, Empfehlen, Weiterleiten von Inhalten?
- Automatisierte Einbindung von Inhalten aus Sozialen Medien (z.B. Instagram-Stories integrieren)?
- Selektives Ausrollen bestimmter Inhalte in Social-Media-Plattformen (z.B. öffentliche Veranstaltungen automatisch in Facebook posten)?
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Newsletter
- Ist eine automatisierte Newsletter-Funktion vorgesehen?
- Welche Inhalte sollen aus dem CMS in den Newsletter eingebunden werden? (z.B. News, Termine, neue QM-Prozess
- Wie soll der Newsletter gestaltet werden (Fotos, Logo, Farben, Typografie usw.)?
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Qualitätsmanagement (QM)
- Welches QM-Konzept wird verfolgt? (z.B. ISO 9001, EFQM, TQM, IMS usw.)
- Welche gelenkten Dokumente sollen integriert werden? (QM-Prozesse, mitgeltende Dokumente, QM-Darstellungen und -Diagramme usw.)
- Wie sollen soll die Dokumentenlenkung dokumentiert werden? (z.B. Seitenfuß mit Freigeber, Freigabe-Datum, Version, Prozessverantwortliche, “Gültig für …”)
- Braucht es Lesebestätigungen für neue QM-Dokumente?
- Wie soll ein Überblick zum QM-System angeboten werden? (z.B. “Prozesslandschaft” mit allen Leistungsprozessen, Realisierungsprozessen und Unterstützungsprozessen)
- Welche Suchmöglichkeiten sollen angeboten werden? (z.B. “Verschlagwortung und Stichwort-Suche” oder “Infopakte” mit allen QM-Dokumenten zu einem Them
- Wie soll die Personalisierung erfolgen? (z.B. “nur QM-Dokumente, die in meiner Organisationseinheit gültig sind”)
- Wie soll der QM-Dialog unterstützt werden? (z.B. QM-Dokumente kommentieren oder Verbesserungsvorschläge eingeben, die automatisch an die Prozessverantwortlichen gehen)
- Wie soll ein Versionsmanagement unterstützt werden? (z.B. Archiv mit zurückliegenden Versionen und Gültigkeitszeitraum)
- Soll das System einen Freigabe-Workflow innerhalb des Systems integrieren?
- Soll das System eine Beteiligung des Betriebsrats bei mitbestimmungspflichtigen Prozessen unterstützen?
- Welche Zugänge für Auditoren sollen angeboten werden? Wie sollen Zertifizierungen unterstützt werden?
-
Prozesse im Intranet: Welche Abläufe sollen im Intranet-System unterstützt bzw. konkret implementiert werden? z.B.
- Zeiterfassung
- Terminkoordination & Raumplanung
- Urlaubsanträge
- Fortbildungsanträge
- Reisekostenabrechnung
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Medien- und Dokumenten-Management (DMS)
- Welche DMS-Funktionen werden benötigt? (z.B. Datenbanken für Fotos, Produktabbildungen, Video- oder Audio-Ressourcen)
- Wie sollen Lizenzen und Urheberrechte für Medien dokumentiert werden?
- Welche Such- und Filterfunktionen sollen unterstützt werden?
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Rollen und Rechte
- Welche Rollen für die Differenzierungen von Rechten braucht es? (z.B. Rechtegruppe wie “Redakteure”, "Veranstaltungsmanagement", “QM-Team”, “Führungskräfte”, “Praktikant*innen”) Sollen z.B. Meldungen und Termine von allen Usern eingeben werden oder nur von bestimmten Rollen?
- Soll es bestimmte Inhalte oder Bereiche speziell für Führungskräfte geben? (z.B. bestimmte Formulare oder QM-Dokument
- Soll es bestimmte Freigabe-Workflows geben? (z.B., dass bestimmte Inhalte erst von einer Redaktion oder einer Führungskraft gegengelesen und freigeschaltet werden müssen)
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Weitere Nutzergruppen / Extranet-Funktionen
- Gibt es (zusätzlich zu den internen M
- noch andere, externe Stakeholder, die Zugriffe auf eine bestimmte Teilmenge von Intranet-Inhalten erhalten sollen? (z.B. externe Gremienmitglieder, Zulieferer, Kunden, Kooperationspartner)
- Zu welchen, ausgewählten Inhalten sollen welche der Gruppen von externen Nutzern Zugriff erhalten? (z.B. ausgewählte Meldungen und Termine, bestimmte Formulare oder die Option, als Mitglied in Workspaces mitzuarbeiten)
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Schnittstellen
- Single-Sign-On (SSO), eine ‘automatische Anmeldung’ z.B. über einen Active Directory/LDAP-Server, SAML oder Open ID?
- Automatisches Anlegen von MA-Accounts aus einem HR-System?
- Schnittstelle zu Sharepoint oder einem anderen DMS?
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Würden Sie sich gerne Beispiele für integrierte Intranet-Systeme ansehen?
Ihr Ansprechpartner zum Thema "Intranet-Planung": » Dr. Jens Schild »