Drupal: Digital Asset Management (DAM) mit Open Source

home_storageBrauchen Sie ein teures DAM? Wahrscheinlich nicht. Anbieter vermarkten zwar gerne lizenzkostenpflichtige DAM-Systeme. Für die meisten Anwendungsfälle reicht aber ein klug konfiguriertes Redaktionssystem, bei dem keine Kosten pro User und Monat anfallen. Ein DAM auf der Basis von Open-Source ist daher oftmals die bessere und kostengünstigere Wahl gerade für Anwendungen mit zahlreichen Benutzern, beispielsweise für Unternehmen mit vielen Standorten, für Verbände mit zahlreichen Mitgliedern, Hochschulen und international tätige NGOs.

In unserer Erfahrung ist das Content Management System (CMS) Drupal besonders nützlich für das Asset Management nicht nur für Websites, sondern auch für Intranet- oder Extranet-Anwendungen. Vorteile dabei sind:

  • Alle Assets wie Bilder, Videos, PDF-, Word-, Excel können gemeinsam über eine übersichtliche Oberfläche verwaltet werden.
  • Sie können nach Ihren Bedarfen beliebige Felder für ‘Metadaten’ hinzufügen, beispielsweise zu Rechten, Urheberschaft, Zuständigkeiten, verbundenen Prozessen, Produkten oder Organisationseinheiten.
  • Alle Assets können nach Metadaten, Stichworten, Produkten oder Sparten gefiltert und in Tabellen angezeigt werden. Auf Wunsch wird die Anzeige auch automatisch pro User personalisiert.
  • Ein Rechtesystem erlaubt Ihnen, genau zu steuern, wer was sehen kann. Beispielsweise können Sie Assets auf bestimmte Abteilungen oder Hierarchiestufen beschränken. Oder sie können ausgewählte Assets in einem Extranet auch externen Partnern bereitstellen (z.B. Kunden, Zulieferern oder Marketing-Partnern).
  • Bei Bedarf können Sie einen Freigabeworkflow auf die Assets anwenden, der zu Ihren Prozessen passt (beispielsweise Freigabe durch ein Vorstandsmitglied und/oder zuständige Fachleute).
  • Über eine Versionierung lässt sich immer nachverfolgen, welche Version eines Dokuments wann galt und wie dieses bearbeitet oder freigegeben wurde.
  • Wenn gewünscht, können Anwender alle Assets auch kommentieren,  um Verbesserungsvorschläge zu sammeln. Dadurch werden die Prozesse, die durch die Dokumente unterstützt werden sollen, ständig optimiert.

Drei Beispiele für DAM-Systeme, die wir mit Drupal gebaut haben:

  • Die Red Bull Produktdatenbank bietet den Vertriebspartnern jeweils die aktuellen Abbildungen und Produktdaten für die Marketing-Medien. Diese Assets werden in drei Kanälen in Handel, Gastronomie und E-Commerce zielgruppengerecht ausgeliefert.
  • Das Integrierte Managementsystem (IMS) für Diakoneo liefert inzwischen tausende QM-Dokumente für die gut 10.000 Mitarbeitenden und zwar personalisiert für die ca. 400 Standorte.
  • In das Extranet von Brot für die Welt konnten wir ein mehrsprachiges Dokumenten- und Wissensmanagement integrieren. Die jeweils aktuellen Dateien zu den jeweiligen Programmen werden von Drupal für die internationalen Projektpartner aus einer zentralen Sharepoint-Anwendung bezogen.
 
 
 

Vorteile von Drupal
  • Unterstützung durch viele Agenturen: Drupal wird von tausenden Dienstleistern angeboten und kann auch auf internen Servern oder Cloud-Systemen betrieben werden.
  • Funktionsumfang: In zahlreichen Projekten werden weltweit ständig neue Module entwickelt und kostenlos zur Verfügung gestellt. Beispiele sind Kalender, Seminarmanagement, Dokumenten- und Medienverwaltungen.
  • Eignung für Intranet und Extranet: Drupal unterstützt Websysteme mit zahlreichen Benutzern besonders gut. Daher entscheiden sich gerade größere Firmen und Organisationen sowie Verbände für Drupal.
  • Kosten: Es gibt keine Kosten pro User-Account. Drupal eignet sich so insbesondere für Systeme, in denen viele User ‚niedrigschwellig‘ mitarbeiten.
  • Wegfall von Schulungsaufwand: Die Bedienung ist selbsterklärend. Deshalb reduziert sich der Schulungsaufwand im Vergleich zu anderen CMS drastisch.
  • Mehrsprachigkeit: Sowohl Inhalte, Navigation und als auch alle Bedienungselemente lassen sich besonders gut übersetzen. Drupal erkennt die Sprache der User und liefert die passendenen Inhalte.
  • Investitionssicherheit: Drupal entwickelt sich zum inter­nationalen Open-Source-Standart für Intranet-Systeme und Websites von großen Firmen, Verbänden und Hochschulen. Durch die Vielzahl von möglichen Dienstleistern bleiben Sie flexibel und vermeiden eine Lieferantenbindung.

Was unsere Kunden sagen

Wir arbeiten seit mehr als 15 Jahren zusammen. Das Camino-Team hat für uns mehrere Websites und unser Social Intranet entwickelt. Aktuell bauen wir zusammen ein Drupal-Extranet auf, das die Kommunikation mit unseren internationalen Partnern unterstützt. Camino Kommunikation liefert Projekte mit guten Ideen ab, hält zuverlässig die zugesagten Termine ein und berät uns mit viel Erfahrung.

Michael Billanitsch Brot für die Welt Redakteur und Referent Extranet

Michael Billanitsch,
Redakteur und Referent Extranet

Brot für die Welt

The team at Camino Kommunikation provides a professional and consistent service to IEA. The team’s responsiveness is incredibly reliable. IEA has worked with Camino on various projects.

The team have always provided outstanding support in finding solutions that fit exceedingly well to our needs.

Laura Cheeseman IEA Amsterdam, Communications Officer

Laura Cheeseman,
Communications Officer

International Association for the Evaluation of Educational Achievement (IEA), Amsterdam